Versie 1.0 (4 september 2026)
In gewoon Nederlands
Jij bent de baas over de gegevens van je bellers. Roofly neemt de telefoon voor je op en verwerkt die gegevens alleen om jouw telefoontjes af te handelen, afspraken in te plannen en jou daarover te informeren. Nooit voor iets anders. Dit document legt dat formeel vast, zoals de AVG (privacywet) dat verplicht als een ander bedrijf persoonsgegevens voor je verwerkt.
Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen:
Deze overeenkomst hoort bij de dienstverleningsovereenkomst voor Roofly (de algemene voorwaarden) en gaat in op het moment dat de klant in het onboardingformulier akkoord geeft. Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor.
Roofly is een AI-telefoniste die namens de klant telefoongesprekken aanneemt, vragen van bellers beantwoordt, afspraken inplant en de klant daarover informeert. Om dat te kunnen doen verwerkt de verwerker persoonsgegevens van de bellers van de klant, in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van de klant. De verwerker verwerkt deze gegevens uitsluitend op basis van de schriftelijke instructies van de klant, waaronder de instellingen die de klant in het onboardingformulier en daarna doorgeeft.
Het gaat om gegevens van bellers van de klant (particuliere klanten, zakelijke klanten, VvE's en andere personen die het bedrijfsnummer bellen):
Daarnaast verwerkt de verwerker de gegevens van de klant zelf en diens medewerkers (naam, e-mailadres, telefoonnummer) om meldingen en gespreksverslagen te kunnen versturen. Bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) zijn niet nodig voor de dienst en worden niet gericht uitgevraagd; deelt een beller ze toch spontaan, dan kunnen ze in een opname of transcript voorkomen.
De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om:
De verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor marketing, en niet om AI-modellen mee te trainen. De verwerker verkoopt of deelt de gegevens niet met derden, behalve met de subverwerkers uit artikel 7.
Op verzoek van de klant verwijdert of anonimiseert de verwerker gegevens eerder, tenzij een wettelijke bewaarplicht dat verhindert.
De klant geeft de verwerker algemene toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt die minimaal dezelfde bescherming bieden als deze overeenkomst. De verwerker blijft tegenover de klant volledig verantwoordelijk voor het werk van zijn subverwerkers.
| Subverwerker | Wat doet die | Waar |
|---|---|---|
| ElevenLabs, Inc. | spraak-AI: voert het telefoongesprek, maakt de opname en het transcript | Verenigde Staten (EU-VS Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen) |
| Supabase, Inc. | database: opslag van instellingen, gespreksverslagen en contactgegevens | Europese Unie (database in EU-regio) |
| Vercel, Inc. | hosting van de website, het klantformulier en de koppelingen | Verenigde Staten (EU-VS Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen) |
| WinCOM / basicVoice | telefonie: het telefoonnummer en de doorschakeling van gesprekken | Nederland |
Wil de verwerker een subverwerker toevoegen of vervangen, dan informeert hij de klant daar minimaal 30 dagen van tevoren over per e-mail. De klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken; komen partijen er niet uit, dan mag de klant de dienstverleningsovereenkomst opzeggen zonder opzegtermijn.
De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
Ontdekt de verwerker een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek), dan informeert hij de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, per e-mail en telefonisch. De melding bevat in ieder geval: wat er is gebeurd, welke gegevens en welke betrokkenen het (vermoedelijk) raakt, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die zijn of worden genomen. De klant beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkenen nodig is; de verwerker levert daarvoor alle benodigde informatie en medewerking. De verwerker meldt een datalek niet zelf bij de toezichthouder of de betrokkenen, tenzij de klant daarom vraagt of de wet dat van de verwerker verlangt.
Bellers hebben het recht om hun gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen of beperking te vragen van de verwerking. Ontvangt de verwerker zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt hij het binnen 5 werkdagen door naar de klant en handelt het niet zelf af. De verwerker helpt de klant om binnen de wettelijke termijn (in de regel een maand) aan het verzoek te voldoen, bijvoorbeeld door de gegevens van een specifieke beller op te zoeken, aan te passen of te verwijderen, inclusief opname en transcript.
Eindigt de dienstverleningsovereenkomst, dan stopt de verwerker direct met het aannemen van gesprekken voor de klant en zet hij de telefoonlijn terug in de staat van voor de onboarding, voor zover de verwerker daar toegang toe heeft. De klant kan binnen 30 dagen na het einde een export van de gespreksverslagen en contactgegevens opvragen in een gangbaar formaat. Na die 30 dagen verwijdert de verwerker alle persoonsgegevens van de klant en diens bellers, ook bij de subverwerkers, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt. Op verzoek bevestigt de verwerker schriftelijk dat de verwijdering is uitgevoerd.
Dit is een standaardverwerkersovereenkomst, opgesteld om de afspraken tussen de klant en Roofly eerlijk en begrijpelijk vast te leggen. Het is geen juridisch advies en vervangt dat ook niet. Een jurist zou deze tekst nog moeten nalopen voordat er zwaarwegende rechten aan ontleend worden. Heb je als klant een eigen verwerkersovereenkomst die je liever gebruikt, of wil je aanvullende afspraken maken, mail dan naar menno@roofly.nl.